スマホを会社電話として利用できることを知っているものの、具体的にどうすれば実現できるのか不明のままになっていませんか？
社員のスマホを内線電話として活用できれば、オフィスの内外を問わず連絡を取り合えて利便性が高まるのは間違いないでしょう。
この記事では、会社電話をスマホ内線化する仕組みや、スマホ内線化によって実現できることについて解説しています。
スマホを会社電話として利用するための具体的な仕組みや、導入すべきサービスを選ぶポイントが分かるはずです。ぜひ参考にしてください。
１）会社電話のスマホ内線化とは？
会社電話のスマホ内線化とは、オフィスに設置した固定電話だけでなく、スマホでも会社の電話番号を利用できるシステムへの切り替えを指します。
専用アプリをスマホにインストールする方法などにより、スマホから会社の電話番号を使った外線通話ができるだけでなく、電話の転送や取り次ぎ、内線通話などが可能となり、外出先でもオフィスと同様の電話対応が可能になります。
このように、会社電話をスマホ内線化することで「持ち運べるビジネスホン」を実現できます。
外線通話に利用するのは会社の電話番号ですので、場所を問わず会社電話を利用できます。
スマホ内線化でできること
社外にいる社員に内線で通話ができる。
スマホを内線化することで、社外にいる社員とも内線で通話ができます。
従来、内線で呼び出した時に不在の場合は、改めて携帯電話番号へ電話をかけ直していたケースが多いでしょう。
スマホ内線化によって社員がスマホでも内線を受けられるため、この手間が省けます。
スマホ内線化は複数拠点間での内線通話にも活用できます。また、部署や座席配置が変わった場合でも、スマホで今までどおりの内線番号で通話ができるので、混乱は起こりません。
内線の面倒な設定や工事が不要になる事も、スマホ内線化のメリットといえます。
スマホを会社電話として使える
スマホ内線化によって、スマホを会社電話として利用できるようになります。
社外でも会社の電話番号を使った外線通話ができます。
外出中に取引先が会社電話に連絡した場合でも、相手は改めて携帯電話にかけ直す事なくそのまま通話ができるので、スピーディなコミュニケーションが可能になります。
外回りや出張、リモートワークの多い仕事では、大きなメリットといえます。
電話番号を一本化することで、電話を受ける側・かける側の双方の負担を軽減できます。特に外勤が多い会社には、スマホを会社電話として利用する事をおすすめします。
テレワーク・働き方改革の推進にも繋がる
スマホ内線化は、在宅勤務でもオフィスと同様の連絡手段を確保できるため、テレワークや働き方改革の推進にも繋がります。
また、名刺に携帯電話番号を印刷する必要もなくなるため、勤務時間外や休日に、取引先から携帯電話に連絡が来る事を無くす効果もあります。
勤務時間をより明確にすることで、ワークライフバランスも確保できます。オンとオフの区別が明確になり、安心できる生活を社員にもたらします。
２）スマホ内線化をするには「スマホ内線PBX」または「クラウドPBX」がおすすめ
スマホ内線化を実現するには、具体的にどうすればよいのでしょうか。
スマホ内線化の仕組みはいくつかありますが、導入時に高額な初期費用を要するものも少なくありません。
スマホを内線として利用できるメリットは多いものの、費用対効果の観点から、初期費用はできるだけ抑えたいところです。
スマホ内線化のおすすめの方法は、「スマホ内線PBX」または「クラウドPBX」への切り替えの2種類があります。
それぞれの仕組みと特徴について見ていきましょう。
スマホ内線PBXとは
スマホ内線PBXとは、インターネット回線を介して電話機を利用する仕組みのことです。
LANに接続して利用するIP電話機のほか、スマホも電話機の1つとして利用できるため、社内外を問わず外線・内線通話が可能となります。
スマホ内線PBXを実現するには、専用のPBX（主装置）を設置して社内ネットワークを構築します。
固定電話機・スマホともに主装置を介して通信を行うことで、スマホをビジネスホンとして利用するのです。
主装置はFAX・ドアホン・受付電話機といったさまざまな外付けの電話設備と接続することもできます。
このように、主装置と社内ネットワークを起点としてビジネスホンの仕組みを構築するのが、スマホ内線PBXの基本的な仕組みです。
クラウドPBXとは
クラウドPBXとは、主装置を社内に置かずクラウドサービスを介して電話を利用する仕組みのことです。
主装置の役割を果たすプログラムはクラウドサーバー上にあり、クラウドPBXを導入すれば、オフィスに主装置の設置が不要となることで、手軽に導入できる点が大きなメリットです。
ただし、注意すべき点があります。
クラウドPBXの電話機には、スマホはもちろん、有線タイプのIP電話機も使えますが、オフィスに主装置がないため、FAXやドアホン、電子錠などのオフィスの外付けの電話設備を、直接接続することができません。
追加でシステムを導入することで擬似的に接続できる場合もありますが、対応できない機器も多く、いま使っている電話設備がクラウドPBXでは使えない、という事があります。
スマホ内線PBXとクラウドPBX、どちらがおすすめ？
それでは、スマホ内線PBXとクラウドPBX、スマホ内線化にはどちらが良いのでしょうか？
どちらの仕組みにもそれぞれメリットとデメリットがあります。そのため、どちらかが絶対に良い、ということはなく、自社にとって必要な機能や利便性に応じて選択する必要があります。両者の主なメリットとデメリットは、以下のようなものがあります。
| メリット | デメリット | |
|---|---|---|
| スマホ内線PBX | ・これまでの電話番号をそのまま利用できる ・FAX・ドアホン・受付電話機などと接続が可能 | ・主装置をオフィスに置く必要がある ・回線（ユーザー）数が一定以上増えたときに追加の環境構築が必要になる |
| クラウドPBX | ・新たにPBXを導入する必要がなく、サービスを利用できる ・台数や回線数の増減に柔軟に対応しやすい | ・市外局番（03・06等）の電話番号は利用できない、もしくは専用ゲートウェイが必要 ・FAX・ドアホン・受付電話機などの外部機器を接続できない場合がある |
スマホ内線PBXはオフィスに主装置を設置するため、今までの電話番号を引き継いで利用できます。また、外付けの電話設備と接続も可能です。
一方、主装置の設置に初期費用がかかることや、のちに回線を増設する際には、工事や環境構築が必要になる点はデメリットといえます。
クラウドPBXはクラウド上の仮想PBXを利用するため、初期費用を抑えられることや、ユーザー数の増減にも柔軟に対応しやすいことがメリットです。
ただし、「03」や「06」等の一般的な市外局番を使用する場合は別途環境構築が必要であること、FAXやドアホン等、外付けの電話設備は接続できない点がデメリットといえます。
以上から、「今の電話環境を変えたくない、活かしていきたい」事を重視するなら「スマホ内線PBX」、「今の電話環境を大きく変えてもよい」「初期費用は抑えたい」場合は「クラウドPBX」がおすすめです。
３）スマホ内線PBXのおすすめサービス
どこでもホン
どこでもホンは、20,000台を超える導入実績を持ち、月額7,900円で手軽に始められるスマホ内線PBXです。
スマホを子機として連携でき、社内はもちろん、社外でも内線通話と外線通話ができます。電話の転送や保留といった操作も、従来のビジネスホンと同じ操作でできます。
また、スマホ画面上の外線ボタンの並びは固定電話機と同じため、今までビジネスホンを使っていた方でも違和感なく利用できます。
万が一のスマホ紛失・盗難時には、遠隔操作によってライセンス情報や共通電話帳、発着信履歴などのデータを消去できるため、情報漏洩リスクの備えも万全です。
また、一般的なスマホ内線PBXは、一括購入やリースで導入するため、大きな費用負担となっていましたが、どこでもホンは「サブスクモデル」のため、PBXの料金は月額費用に含まれています。解約時の違約金もなく、シンプルに導入しやすいスマホ内線PBXといえるでしょう。
今までの使用感でスマホ内線化を実現したいと考えている企業に、おすすめのサービスです。
MOT/PBX
MOT/PBXは、27,000社以上の導入実績を持つスマホ内線PBXです。
スマホやPCに専用アプリをインストールすることで内線化し、また、会社の電話番号を使った外線通話も可能にします。
サブスクモデルによる提供はなく、導入する場合はリースもしくは一括購入となります。
利用する電話機の台数の規模に応じた主装置がラインアップされていますので、社員数に合わせてスマホ内線PBXを選ぶことができます。
kintoneやMail DealerといったCRMツールと連携すれば、着信時に顧客情報をブラウザ上にポップアップで表示する事も可能です。
また、通話履歴の表示、通話の自動録音等の機能も搭載しています。
スマホ内線化とあわせて、ビジネスツールとして豊富な機能を充実させたい企業は、MOT/PBXを選択肢に加えておくとよいでしょう。
４）クラウドPBXのおすすめサービス
MOT/TEL
MOT/TELは、電話機・スマホ20台まで・50台まで・100台までといった規模に応じて選択できる定額制の料金体系が特徴のクラウドPBXです。
契約台数内であればユーザーごとに利用料がかからないため、費用を分かりやすく簡素化できます。
スマホ20台までのスタンダードプランであれば初期費用29,800円、月額利用料3,980円で導入でき、リーズナブルな導入が可能です。
0120・0800・050といった電話番号だけでなく、別途有償のゲートウェイを購入することで、「03」や「06」などの一般的な市外局番の利用も可能。
無料デモも提供しているため、通話品質を確認してから導入することも可能です。初期費用をできるだけ抑えたい方、既存の電話番号を利用できるクラウドPBXを探している方におすすめです。
BIZTELビジネスホン
中小企業から大企業まで、累計2,000社以上の導入実績があるクラウドPBXです。
内線番号数40までのライトプランの場合、初期費用50,000円~、月額利用料21,000円~で導入できます。
同時通話数の追加にも1chあたり月額3,000円~で対応しているため、将来的に従業員数が増えた場合にも柔軟な対応が可能です。
トラブル発生に対応する24時間365日対応の電話サポートも用意されています。会社の重要なインフラとなる電話を利用するうえで、大きな安心感に繋がるでしょう。
ユーザー数の変動に柔軟に対応できるクラウドＰＢＸを求めている方、安心できるサポート体制を求めている方は、BIZTELビジネスホンを検討してみてはいかがでしょうか。
まとめ）スマホ内線化は用途や事業フェーズに合わせた選択を
今回は、スマホ内線化を実現する2つの方法「スマホ内線PBX」と「クラウドPBX」について解説しました。
この2つには、スマホ内線化をオフィスの主装置で実現するか、クラウドで実現するかの違いがあり、いずれもメリットとデメリットがあるため、一概にどちらが良いか、言い切ることができません。
スマホ内線化を検討する際には、今一度、自社の電話とネットワークの環境を確認しましょう。その中で、スマホの活用方法を考えていけば、適切な選択ができると思います。
通信の進歩は目覚ましく、より新しいものに目が行きがちになりますが、最も大切なことは実用性、つまり「具体的にどんな場面で役に立つのか？」です。
本記事を参考に、ぜひ最適な方法でスマホ内線化を実現してください。
