クラウドPBX導入のメリット・デメリットと導入がおすすめのケースは？

新たにビジネスホンの導入を検討している、または既存のビジネスホンの増設や入れ替えを検討している方は、「クラウドPBX」というサービスを耳にしたことがあるかもしれません。

自社でクラウドPBXを導入するべきか検討中の方もいるでしょう。

本記事では、クラウドPBXの特徴や導入するメリット・デメリットについて解説しています。クラウドPBXがおすすめできる会社の例も紹介していますので、ぜひ導入を検討する際に役立ててください。

１）そもそも、クラウドPBXとは何か

クラウドPBXとは、インターネットを介してビジネスホンを利用できるようにするサービスの総称です。
外線電話はもちろんのこと、内線電話についても一般的なビジネスホンのように利用できます。

従来、ビジネスホンを利用するには主装置を社内に設置する必要がありました。主装置を各電話機と接続することで、1つの電話番号を複数の電話機で利用する仕組みを実現していたからです。

主装置を設置すれば外線電話・内線電話が利用可能となる一方で、導入には高額な初期投資を必要とするのが難点でした。

クラウドPBXでは主装置機能をクラウド上で運用するため、主装置を社内に設置する必要がありません。

初期費用を抑えてビジネスホンを導入できることがクラウドPBXの大きな特徴です。

クラウドPBXの特徴をまとめると──

• 特徴1：ビジネスホン（PBX）の主装置機能を、クラウド上で運用
• 特徴2：スマホを会社の内線電話・外線電話として利用可能
• 特徴3：クラウドPBXを活用して複数の拠点・支店をまとめることで、通信コストを削減し業務を効率化

特徴1：ビジネスホン（PBX）の主装置機能を、クラウド上で運用

従来のビジネスホンの主装置に相当する機能を、クラウド上で運用するのがクラウドPBXの特徴です。

外線電話・内線電話の発着信といった基本的な電話機能はクラウドPBXで実現できます。

特徴2：スマホを会社の内線電話・外線電話として利用可能

クラウドPBXではスマホを会社の内線電話・外線電話として利用することができます。スマホの端末ごとに専用IDでログインすることにより、ビジネスホンとして利用可能となります。

特徴3：クラウドPBXを活用して複数の拠点・支店をまとめることで、通信コストを削減し業務を効率化

クラウドPBXではクラウドを介して複数の拠点・支店の電話をまとめて運用可能です。通信コストの削減や業務の効率化に役立ちます。

このように、クラウドPBXは従来の固定電話に置き換わる有力な選択肢となり得ます。

ただし、クラウドPBXが従来の固定電話を完全に代替できるとは限りません。

クラウドPBXを導入する際には、次章で挙げるメリット・デメリットを把握した上で、自社の条件に合っているか確認しておくことが大切です。

２）クラウドPBXのメリットとデメリット

クラウドPBXを導入した場合のメリットとデメリットについて解説します。メリットだけでなく、デメリットがあることも理解した上で、自社にとってクラウドPBXが適したサービスかどうかを判断しましょう。

クラウドPBXのメリット

• 外出先・自宅・支店/支社どこからでも会社番号での発着信・内線通話ができる
• 初期導入費用・通信コストが抑えられる
• 契約台数の増減がしやすい

メリット１　外出先・自宅・支店/支社どこからでも会社番号での発着信・内線通話ができる

クラウドPBXではスマホを利用することによって、電話機を常に持ち運べる状態にできる点が大きなメリットです。

外出先はもちろんのこと、自宅や支店/支社など場所を問わず会社番号で発着信・内線電話を利用できます。

保留や転送といった、従来のビジネスホンと同様の機能も利用可能です。複数の拠点で電話を使いたい場合や、リモートワークを実施している場合に重宝するでしょう。

また、IP電話に対応している機種であれば固定電話機を利用することも可能です。このように、場所やシーンを選ぶことなく会社番号を活用できるのは大きなメリットといえます。

メリット２　初期導入費用・通信コストが抑えられる

クラウドPBXでは、主装置機能をクラウド上で運用します。

したがって、導入に際して主装置を社内に設置する必要がありません。

従来のビジネスホンでは、電話を利用する拠点ごとに主装置を設置する必要がありました。ハードウェアの購入費や工事費といった初期導入費用を抑え、手軽に導入できることがクラウドPBXのメリットの1つです。

また、複数拠点間でクラウドPBXを利用する場合、拠点間での通話は内線扱いとなります。社内の発着信であればエリアを問わず通話料が無料となるため、通信コストを抑えられる点が大きなメリットです。

メリット３　契約台数の増減がしやすい

電話機の台数を増減しやすいこともクラウドPBXのメリットです。

従来の固定電話では、電話機を増設する際に配線を都度引く必要があったり、ハードウェアの制約によって設置できる電話機の数が限られたりするケースがありました。クラウドPBXであれば、アプリのインストールと端末のアクティベーションを済ませればすぐに社用電話機として利用を開始できます。

将来的に従業員や事業拠点が増えることがあっても、クラウドPBXであれば機動的に対処できるでしょう。電話機の台数を増減がしやすい点は、従来の固定電話にはないメリットといえます。

クラウドPBXのデメリット

• 別途の月額料金が発生する
• 導入時に電話番号が変わる可能性がある・発信できない番号がある
• 通話品質がインターネット環境に依存する
• サービス提供会社によっては、セキュリティ対策・サポート体制が不十分なケースも

デメリット１　別途の月額料金が発生する

クラウドPBXはサブスクリプション型サービスのため、通話料以外に月額料金がかかります。

月額料金は契約台数に応じて決まるケースがほとんどのため、とくに利用する端末の台数が多い場合は月額料金がかさむ恐れがあるのです。

メリット2で解説した通り、主装置を導入する必要がなく初期費用を抑えられることはクラウドPBXのメリットといえます。

一方で、利用を続ける限りランニングコストがかかることはクラウドPBXのデメリットといえるでしょう。

利用する機能やオプションが増えるほど、月額料金も高くなる可能性があります。初期費用の面だけでなく、長期的に見た場合のランニングコストを考慮しておくことが大切です。

デメリット２　導入時に電話番号が変わる可能性がある・発信できない番号がある

クラウドPBXを導入するにあたって、03や06といった市外局番を引き継げない可能性があります。

つまり、電話番号が従来のものから変更となり、新たに電話番号を取得しなければならないことも考えられるのです。会社の代表番号を変えたくない場合はデメリットとなり得るでしょう。

複数の拠点がある場合、エリアごとに市外局番を割り当てるにはゲートウェイを介して転送しなければなりません。クラウドPBXの利用料に加えて、ゲートウェイの利用料も必要になる可能性があります。

また、クラウドPBXはIP回線を利用するため、110や119といった特殊な番号には発信できません。緊急時にはデメリットとなりかねない事を、クラウドPBXの特徴として押さえておく必要があります。

デメリット３　通話品質がインターネット環境に依存する

クラウドPBXはインターネット回線を使用することから、通話品質はインターネット環境に依存します。

既存の回線が低速の場合や不安定な場合、ノイズが入ったり音声が途切れたりする恐れがあるのです。インターネット回線の速度や安定性については、事前に検証しておく必要があります。

ビジネスホンは日常業務で使用するため、通話品質が低いと業務効率が悪化するだけでなく、重要なビジネスチャンスを逃す原因にもなりかねません。

現状のインターネット環境に不安が残るようなら、光回線の導入などを検討しておくとよいでしょう。

デメリット４　サービス提供会社によっては、セキュリティ対策・サポート体制が不十分なケースも

クラウドPBXのサービス提供会社によっては、セキュリティ対策やサポート体制が不十分なケースも考えられます。クラウドサービス全般にいえることとして、信頼できるサービス提供会社を慎重に選ぶことが非常に重要です。

たとえば、従業員のスマホを社用電話として使用することから、各自が端末に登録している連絡先が漏洩するリスクがあります。

セキュリティ対策がどの程度施されているか、必ず確認した上で契約しましょう。また、万が一トラブルが発生した際にどこに連絡すればよいのか、具体的にどのようなサポートが可能であるかを確認しておくことも大切です。

電話が不通の状態が続くと、企業の信頼に関わる事態に発展することもあり得ます。

必要なサポートを受けられる体制が整っているか、あらかじめ十分に確認しておきましょう。

クラウドPBXのデメリットが気になる人は、「どこでもホン」がおすすめ

クラウドPBXのデメリットが気になる人は、スマホからオフィスの固定電話番号を受発信できる「どこでもホン」の導入をおすすめします。

どこでもホンは、既存の固定電話をスマホから操作できるサービスです。主装置をオフィスに設置する必要があるためクラウドPBXとは異なりますが、下記の通りクラウドPBXのデメリットや懸念点を解消できます。

どこでもホンの特徴

• スマホで会社の電話番号から発着信・内線通話が可能
• 従来の電話番号をそのまま引き継いで利用できる
• スマホからかけた場合も通知されるのは会社の電話番号
• 高いセキュリティと充実のサポート体制　　

クラウドPBXの利便性に魅力を感じているものの、リスクやデメリットが気になっている場合にはとくにおすすめです。

新たにビジネスホンを導入したい方、既存のビジネスホンを活かして利用シーンを広げたい方は、ぜひどこでもホンの活用をご検討ください。

３）クラウドPBXの利用がおすすめのケース・会社は──

クラウドPBXを自社で導入するべきかどうか、迷っている事業者の方も多いでしょう。そこで、クラウドPBXがおすすめの会社についてケース別に紹介します。自社の状況に合うかどうか、判断する際にぜひ参考にしてください。

• テレワーク導入（または推進中の）会社
• 支社・支店間の連絡の多い会社
• ビジネスホンの初期費用または運用コストを抑えたい会社

テレワーク導入（または推進中の）会社

スマホから会社の電話番号での発着信が可能なクラウドPBXは、テレワークを実施中/導入予定の会社に適しています。

就業場所を問わずどこからでもビジネスホンとして活用できるため、在宅勤務でもオフィスと同じ連絡手段を確保できるからです。

昨今はチャットやメールなどを活用する機会が増えているものの、電話の迅速性や双方向性を重宝するシーンがなくなったわけではありません。

オフィスから「いつでも持ち出せる電話」を常備しておくという意味で、クラウドPBXは今後テレワークを導入予定の企業にもおすすめできる仕組みです。

支社・支店間の連絡の多い会社

支社・支店などの多拠点間で連絡を取り合う機会の多い会社でも、クラウドPBXを効果的に活用しやすいでしょう。

各拠点に主装置を設置する必要がなくクラウドで全端末を運用するため、初期費用を抑えた導入が可能です。

また、支社・支店間での連絡は内線として扱われるため、通話料がかかりません。

これまで外線を利用して拠点間で連絡を取り合ってきた会社では、クラウドPBXへの移行によって通信料の大幅な削減が期待できる場合もあります。

ビジネスホンの初期費用または運用コストを抑えたい会社

これからビジネスホンを導入しようとしている会社にとって、クラウドPBXは初期費用の抑制につながる可能性が高いです。

手持ちのスマホを活用できるため、新たに電話機本体を購入する必要がありません。主装置の導入も不要であることから、従来のビジネスホンと比べて初期費用を大幅に抑えられます。

将来的に従業員数や拠点数を増やす可能性がある場合も、クラウドPBXであれば機動的に対応しやすいはずです。

追加の配線工事なども不要で契約台数のみ増やせばよいため、長い目で見ると運用コストを抑えることができるでしょう。

４）おすすめのクラウドPBXサービス

クラウドPBXを導入予定の会社におすすめのサービスを紹介します。サービスごとに特徴や利用可能な機能が異なりますので、自社に合ったサービスを選ぶ際に役立ててください。

Arcstar Smart PBX｜多機能性・実績の豊富さでクラウドPBXを選びたい人におすすめ

NTTコミュニケーションズが提供するArcstar Smart PBXは、内線・外線の接続やグループ内での内線通話といった各種機能をはじめ、多彩な機能を備えたクラウドPBXサービスです。

Webとの連携が優れており、通話ログや利用チャネル数をWeb上で手軽に確認できます。また、転送設定や代表グループといった各種設定をWebで行うことができる機能により、人事異動やオフィスのレイアウト変更にも柔軟に対応可能です。

大手通信事業者のため実績が豊富で、安心して利用できる点も大きな魅力。多機能さや実績の豊富さでクラウドPBXを選びたい人は、Arcstar Smart PBXを検討するとよいでしょう。

クラコールPBX｜まずはスモールスタート・初期導入費用を抑えたい人におすすめ

クラコールPBXは、小規模事業者でも利用しやすい料金体系が魅力のクラウドPBXサービスです。利用最小単位は1ユーザーで、6ユーザー以降は月額基本料金が無料です。

03や06といった市外局番で発着信できるほか、0120や050といった番号で運用することができます。

ビジー転送や自動音声アナウンスといった機能も充実しており、将来的に事業を拡大予定の事業者でも安心して導入できるクラウドPBXです。

まずは費用を抑えて手軽にクラウドPBXを活用したい人は、クラコールPBXの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

BIZTELモバイル｜テレワークで電話対応したい会社におすすめ

BIZTELモバイルは、コールセンターシステムで知られる株式会社リンクが提供するスマホPBXサービスです。

スマホの通話機能を利用することから、データ通信を使うクラウドPBXと比べて品質・安定性の高い通話が可能です。

使用するスマホはNTTdocomo/auの法人契約端末のほか、従業員各自が所有する私物のスマホにもアプリをインストールすることで対応できます。

電話業務が主体の企業にとって、通話の安定性や品質の高いBIZTELモバイルは有力な選択肢の1つとなるでしょう。

まとめ）クラウドPBXの特徴を把握した上で最適な選択を！

クラウドPBXは従来のビジネスホンと比べて機動的な導入・運用が可能であるだけでなく、初期費用・運用コストを抑えられる点が大きなメリットです。

一方で、料金体系が一般的な固定電話とは異なっていたり、インターネット環境によっては通話品質に問題が生じたりするといったクラウドPBX特有の課題があります。

クラウドPBXの主な特徴を把握し、メリット・デメリットを押さえた上で導入を検討することが大切です。

今回の記事を参考に、ぜひクラウドPBXが自社に合っているか慎重に検討してください。自社に最適な選択ができれば、より効率的で快適なビジネス環境を実現できるはずです。