事業が拡大し社員数が増えてきたことを機に、ビジネスホンの導入を検討する事業者の方は少なくないでしょう。
一方で、そもそもビジネスホンをどう選べばよいのか、ビジネスホンはどこで購入したらよいのか、について迷っている方もいるのではないでしょうか。
今回は、ビジネスホンの失敗しない選び方を3つのステップで紹介します。
この記事を読めば、ビジネスホンの適切な選び方が分かります。ぜひビジネスホンの導入時に役立ててください。
ステップ１）ビジネスホンを導入する際の【事前確認】
ビジネスホンを導入するにあたって、まずチェックすべきは以下の3点です。
- ビジネスホンの機能は何が必要？
- ビジネスホンが使える環境は整っている？
- 機器は新品・中古、またはサブスクで揃える？
順を追って説明しましょう。
ビジネスホンの機能は何が必要？
「ビジネスホンは最低限の機能さえあればいい」という人も、その後長く使っていると「あの機能もあればよかった…」と後悔するケースは少なくありません。
とくに最近では、次の機能を希望する企業が増えています。
- スマホ連携
- 通話録音
- 自動音声応答（IVR）
ちなみに、これらの機能は全てのビジネスホンに搭載されているわけではありません。機能を選ぶ際には、前もって必要な機能の有無を確認しておく必要があります。
ビジネスホンの主な機能は次の通りです（発信・着信・転送等の基本機能は省いています）。
必要な機能を判断する上で参考にしてください。
| 機能 | 説明 |
|---|---|
| スマホ連携 | スマホをビジネスホンの子機として使用したり、不応答の着信をスマホに通知できる機能です。 オフィスの電話機を使わなくても、各自のスマホでオフィスの固定電話番号を利用した発着信が可能となります。 |
| 通話録音機能 | 通話内容を録音できる機能です。通話メモとしても活用できるほか、ボイスメールとしても活用できます。 業務の性質上、通話の内容を証拠として残す必要がある場合などは必要な機能といえるでしょう。 |
| 自動音声応答（IVR） | 自動音声の案内により、連絡した目的を選んでオペレーターへつなぐ機能です。 用件ごとにオペレーターに振り分けられるため、担当部門や担当者に電話を取り次ぐ手間を省くことができます。 |
| 留守電の曜日・時間帯指定 | 営業時間外に留守電に切り替わり、音声応答とメッセージの録音を受け付ける機能です。 あらかじめ指定した曜日・時間帯に自動的に留守電に切り替える事ができ、設定忘れの心配がありません。 |
| ホットライン | 特定の電話番号からの入電を、ナンバーディスプレイ機能で識別し、あらかじめ設定した1台の電話機のみで着信するための機能です。 お得意様の電話を担当者に直接つなぐことができます。 |
| 構内放送（ページング機能） | 社内への一斉放送が可能な機能です。大規模な倉庫や工場、店舗などでスタッフを呼び出す際や業務連絡などに使用されます。 フロアが複数あるビルでは、外線の取り次ぎや会議の招集などに使われることがあります。 |
ビジネスホンが使える環境は整っている？
続いては、ビジネスホンを利用するための「環境」について説明しましょう。
ビジネスホンには、次の3つが必要となります。
- 電話回線
- 主装置
- 電話機端末
とくに注意しておきたいのは「主装置」でしょう。
主装置とは外線と内線、または内線間をつなぐ小型の交換機のことです。ビジネスホンで複数の電話回線を同時に扱えるのも、この主装置の働きによるものです。
主装置には大きくオンプレ型とクラウド型とふたつのタイプがあり、オンプレ型とは主装置をオフィスに置くタイプ、クラウド型はサーバー上に主装置の機能を設ける（オフィスに主装置を置かない）タイプをいいます。
さきほど紹介した「スマホ連携」機能は、オンプレ型の主装置では搭載していない場合があるので、注意が必要です。
LAN配線でビジネスホンを利用する場合の注意点
最近では「LAN配線で電話機を繋げるようにしたい」という要望も増えています。
LAN配線で接続するためには、主装置とビジネスホン本体を、IP電話に対応した機種にすることが必要になります。
スマホ連携＆主装置の環境構築が必要な場合は「どこでもホン」がおすすめ
ビジネスホンを導入する際に、スマホ連携の機能が必要な場合は「どこでもホン」がおすすめです。
どこでもホンは、オフィスに専用の主装置の環境を構築することで、いつでもどこでもiPhoneで、たとえば外出先や在宅勤務でも、社員同士の内線通話や、オフィスの固定電話番号を利用した外線通話が可能になります。
どこでもホンを提供する会社は東証スタンダード市場上場企業の株式会社フォーバルテレコム。環境構築から設備導入までお任せワンストップで提供しています。
テレワークや働き方改革の推進を検討している方に、とくにおすすめのサービスです。
機器は新品・中古、またはサブスクで揃える？
ビジネスホンの導入に際して、機器を新品・中古のどちらで揃えるべきか迷うケースもあると思います。また今では、月額式のサブスクリクションモデルという選択肢もあります。
それぞれのメリット・デメリットについてまとめてみましょう。
| メリット | デメリット | |
|---|---|---|
| 新品 | 機能性が充実 基本、長期保証が付いている | 初期費用が高い |
| 中古 | 新品と比べて価格が割安 | 機種によっては最新の機能が搭載されていない 長期保証がついていない 修理対応窓口がない場合がある |
| サブスクリプション | 初期費用が安い 新品機器の利用が可能 基本、長期保証が付いている | 毎月の運用費が高い |
一般的に新品のビジネスホンと比べて、中古は１/4〜１/5の価格で購入可能です。とくに機種や機能にこだわりがなければ、中古を購入したほうがコストを抑えることができます。
一方、価格よりも機能性や保証サポートを重視する場合は、新品を選んだ方が無難です。中古のビジネスホンはすでに生産が終了している機種があり、長期保証が付かないケースや、修理の際に必要な部品が揃わないケースもあるからです。
機能性と長期保証を求め、かつ初期費用も抑えたいという人は、サブスクリプションモデルがおすすめです。
ステップ２）購入するビジネスホンのタイプとおおよその予算を確認
ビジネスホン導入にむけて必要な機能の確認を済ませたら、次にビジネスホンのタイプと価格（ビジネスホン本体・主装置・工事費）を確認しておきましょう。
ビジネスホンの価格の目安（本体・主装置・工事費用）
| 項目 | 機器を購入する場合 （現金・リース） | 機器を借りる場合 （サブスクリプション：月額モデル） |
|---|---|---|
| 初期費用 電話機端末 | 置き型電話機：約30,000円/1台 コードレス電話機：約60,000円/1台 | 初期費用無料 |
| 初期費用 主装置とユニット | 200,000円〜400,000円 | 初期費用無料 |
| 初期費用 工事費用 | 100,000円前後 ※リースの場合は毎月の費用に分割されます | 50,000円程度 |
| 月額費用※ | 機器・工事を一括現金の場合は0円 リースの場合は約6,000円/月額 | 約8,000円/月額（随時解約可能） |
ステップ３）ビジネスホン販売会社を選ぶ
最後のステップとして、ビジネスホンの導入先を検討しましょう。一般的にビジネスホンは、家電量販店などではなく、専門の販売会社から導入します。
ビジネスホン販売会社は多数ありますが、ここではその中から導入元を選ぶ際に押さえておきたいポイントと、それを踏まえたおすすめの4社を紹介します。
ビジネスホン販売会社選びのポイント５点
| 評価ポイント | 説明 |
|---|---|
| ニーズに合った提案をしてくれる | ビジネスホンは本体・主装置の種類や必要な回線数、新品・中古など、複数の要素によって初期費用が大きく変動します。 自社のニーズをくみ取って的確な提案をしてくれる販売会社かどうかをよく見極めてください。 たとえば小規模なオフィスの場合、小型の主装置を扱っている販売会社かどうか、確認しておく必要があります。 |
| 販売・導入実績が豊富 | ビジネスホンの販売・導入を事業として長く手がけてきた販売会社かどうか、実績をしっかりと確認しておきましょう。 販売会社のホームページを確認し、創業年や累計導入件数などを確認しておくことをおすすめします。 年間2,000件を超える実績のある販売会社であれば、十分な販売・導入実績があると判断することができます。 |
| 保証期間が長い・サポート体制が充実 | ビジネスホンは導入して終わりではなく、日常的に使い続けていくことになる機器です。一般的に1〜3年の保証期間を設けている販売会社が多く見られますが、中には保証期間が短いケースもあるため注意しましょう。 また、トラブル時の対応などサポート体制が充実しているかどうかもチェックしておく必要があります。 |
| 費用が安い | ビジネスホン本体や主装置の価格はどの販売会社でも大きな違いはありませんが、工事費に関しては差が開く可能性があります。 販売会社の拠点が遠方の場合、出張費がかかる可能性もあるため注意しましょう。 販売会社によっては、電話回線に同時加入すると工事費が割引になったり、無料サービスしてもらえたりするケースもあります。 |
| 電話機以外のOA機器も取り扱っている | 電話機以外にも複合機やPCディスプレイなど、さまざまなOA機器を扱っている販売会社の場合、同時購入するとビジネスホンの導入費用が割引になることがあります。 OA機器を別の業者に発注する場合と比べて手間が省けるだけでなく、費用面も抑えられる可能性がありますので、電話機以外の商品の取り扱いについてもチェックしておきましょう。 |
おすすめのビジネスホン販売会社
オフィス電話本舗（株式会社FISソリューションズ）｜ニーズに合った提案と豊富な実績
URL：https://www.officedenwa-h.com/
株式会社FISソリューションズは、東証プライム市場上場企業の株式会社フォーバルのグループ会社で、工事実績は年間3,000件と実績豊富な販売会社です。
オフィスの規模や用途に応じて柔軟な提案をしてくれるほか、中古ビジネスホンをお得に購入できるプランなど、幅広いサービスを提供しています。
ビジネスホン以外にも、複合機やサーバー、防犯機器、オフィス機器などを扱っているため、オフィスを新設したい事業者の方や、オフィスの移転に伴う電話工事を予定している方におすすめです。
ニーズに合った提案を求めている事業者の方、実績豊富な販売会社を選びたい方は、FISソリューションズの「オフィス電話本舗」に相談してみるとよいでしょう。
株式会社日本オフィスソリューション｜充実のサポート体制。24時間365日受付
URL：https://j-o-s.net/service/office/phone/
本社を福岡市に構え、全国を対象にビジネスホン販売と設置工事を行っています。小規模な事業所から大規模なオフィスまで、豊富な商品ラインアップで幅広いニーズに応えています
日本オフィスソリューションの強みは、充実のサポート体制です。
サポートは24時間365日受付しているため、夜間の電話機の故障や急な回線のトラブルが発生した場合も安心です。導入企業ごとに担当オペレーターがつくため、毎回同じ担当者に対応してもらえる点も大きなメリットです。
サポート体制の充実度や、導入後のアフターフォローを重視したい方におすすめです。
スターティア株式会社｜クラウドPBXなどのネットワーク構築に強み
URL：https://www.startia.co.jp/service/businessphone/
東証プライム市場上場のスターティアホールディングス株式会社のグループ会社です。ソフトバンクや富士ゼロックスなど大手企業との取引実績が豊富で、リーズナブルな料金でビジネスホンの導入が可能です。
スターティアの強みは、クラウドPBXなどのネットワーク構築です。
席替えや増員時の設置にも対応しやすく、オフィスの移転時にも対象地域内であれば同じ電話番号を使い続けることが可能です。
初期投資をできるだけ抑えたい事業者の方、クラウドPBXを検討している方には、スターティアに相談してみることをおすすめします。
オフィスコム株式会社｜オフィス移転やLAN工事とあわせて依頼したい際に
URL：https://www.officecom.co.jp/service/phone.html
オフィスコムはオフィス家電から内装・レイアウト工事まで、オフィス環境構築に幅広く対応しています。
ビジネスホンにおいては新品から中古まで、導入から保守までのトータルサポートに対応。
拠点も本店ほか10の支店を持つ、全国規模の販売会社です。
オフィス移転やLAN工事とあわせてビジネスホンを導入してもらう際に、まとめて依頼することも可能です。
まとめ）ビジネスホンのタイプと予算を押さえて、自社に合った選択を！
ビジネスホンは用途や事業所の規模によって数多くの種類があるため、選ぶ機種や工事の内容によって導入費用が大きく変わることがあります。
また、日常の業務に欠かせない機器ですので、販売会社を選ぶ際には、アフターフォローも十分に視野に入れてください。
今回の記事を、自社に合った最適なビジネスホンの選択に役立ててください。
